○羽後町文書取扱規程
平成二十一年三月三日
羽後町規程第一号
目次
第一章 総則(第一条～第六条)
第二章 文書の受領、配布及び収受(第七条～第九条)
第三章 文書の処理(第十条～第十四条)
第四章 文書の発送(第十五条～第十九条)
第五章 文書の整理及び保存(第二十条～第二十五条)
第六章 文書の廃棄等(第二十六条・第二十七条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
一 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、官報、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されたものを除く。
二 課等 羽後町課設置条例(昭和三十六年羽後町条例第二十号)第一条に規定する課及びこれに相当するものをいう。
三 課長等 課等の長をいう。
四 総合行政ネットワーク 国及び地方公共団体並びに地方公共団体相互を専用の通信回線で接続した情報通信ネットワークをいう。
五 電子署名 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書取扱いの原則)
第三条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に行われるように努めなければならない。
(総務課長の職務)
第四条 総務課長は、文書の取扱いに関する総合的な調整を図るとともに、各課等の文書事務の処理について調査を行い、その指導に当たるとともに、必要と認めるときは、適当な処置を命ずることができる。
(課長等の職務)
第五条 課長等は、常に当該課等における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その取扱いの促進に努めなければならない。
(文書の記号番号)
第六条 文書には、文書の記号及び番号を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、記号及び番号を省略することができる。
一 町の組織内に発する文書
二 軽易又は定例的な通知、あいさつ文書その他これに類する文書
三 処理経過を把握する必要のない文書のうち重要でない文書
2 到達した文書の番号は、法令等により別に定めのあるもののほか、文書収受整理簿により課等ごとに毎年四月一日から起こすものとする。
3 例規文書、公示文書、令達文書及び議案は、前二項の規定にかかわらず、総務課においてその区分ごとに毎年一月一日から起こし、それぞれ一連番号を用いて管理する。
第二章 文書の受領、配布及び収受
(文書の受領)
第七条 役場窓口に到達した文書は、町民生活課において受領し、次に掲げるところにより処理するものとする。
一 書留郵便その他これに類する方法により到達した文書は、特殊文書収受簿(別記様式)に記入すること。
二 受領した文書は、総務課に配布すること。
2 前項の規定にかかわらず、課等に直接到達した文書又は課等が電子メールの送受信を行うことができる端末装置、総合行政ネットワーク若しくはファクシミリを介して受信した文書は、当該課等において受領するものとする。
(文書の配布)
第八条 総務課長は、受領した文書を開封しないでその文書に係る課長等に配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封して配布するものとする。
2 二以上の課等に関係のある文書は、総務課長が最も関係が深いと認める課長等に配布するものとする。
3 課長等は、総務課長から配布を受けた文書又は直接受領した文書のうち、他の課等に関係のあるものについては、その写しを当該課長等に配布するものとする。
(文書の収受)
第九条 課長等は、文書の収受に係る事務を行わせるため、当該課等の職員のうちから文書取扱者を指定するものとする。
第三章 文書の処理
(起案)
第十条 文書の起案は、起案用紙を用いるものとする。ただし、軽易な事案については、この限りでない。
2 文書の起案(軽易な事案に係るものを除く。)は、その経緯等を明確にするため、起案要旨を記載するとともに、必要に応じて参考資料として関係書類、法令等を添付するものとする。
3 起案文書を訂正したときは、訂正者は、その箇所に認印を押印しなければならない。
(決裁区分等の表示)
第十一条 起案者は、決裁区分、保存年限及び発議年月日を起案用紙の所定欄に記入するとともに、必要に応じて施行上の取扱いに該当する項目及び発番号を起案用紙の所定欄に記入しなければならない。
2 起案者は、収受した文書に基づいて起案する場合は、前項に規定する事項に加え、収番号及び収受年月日を起案用紙の所定欄に記入しなければならない。
(発番号)
第十二条 文書の発番号は、文書収受整理簿により課等ごとに毎年四月一日から起こすものとする。
(合議)
第十三条 起案文書で他課等に関係のあるものは、関係課長等に合議しなければならない。
2 合議を受けた課長等が事案を承認する場合は、押印する。
3 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案しようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、連絡の上同意を得て処理することができる。
(決裁文書の処理)
第十四条 決裁を経た起案文書は、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。
第四章 文書の発送
(発信者名)
第十五条 庁外へ発送する文書は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。
2 庁内文書は、特に重要なものを除き、副町長又は課長等名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(公印の押印)
第十六条 施行する文書には、羽後町公印規則(昭和三十七年羽後町規則第七号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
一 町の機関に発する文書(許可、認可等の処分に関する文書、権利義務の発生に係る文書その他課長等が特に重要と認める文書を除く。)
二 町の機関以外のものに発する次の文書
イ 往復文書(法令等により押印を要するものとされている文書その他課長等が特に重要と認める文書を除く。)
ロ 書簡文書
ハ あいさつ文書
ニ 国又は他の地方公共団体に発する文書で、当該国又は他の地方公共団体が公印を押印しないで発することを認めたもの
(電子署名)
第十七条 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする文書(以下「総合行政ネットワーク文書」という。)については、総務課長が電子署名を付与しなければならない。
2 総合行政ネットワーク文書に電子署名を受けようとする者は、総務課長に電子署名の付与を請求するものとする。
3 総務課長は、前項の規定により電子署名付与の請求を受けたときは、当該請求に係る当該総合行政ネットワーク文書の内容の照合をし、相違ないことを確認したときは、電子署名を付与するものとする。
(文書の発送)
第十八条 文書は、普通郵便及び小包郵便その他これらに類する送達方法である場合について、原則として総務課において行うものとする。ただし、課長等が当該課等において取扱うことが適当と認める場合は、当該課等において行うことができる。
2 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用して行うものとする。
3 文書の発送に郵便切手又ははがきを用いるときは、郵便切手類受払簿に記載しなければならない。
4 第十六条ただし書の規定により公印を省略することができる文書で、秘密の保持又は個人に関する情報を要しないものの発送は、課等において電子メール又はファクシミリにより行うことができる。
5 総合行政ネットワーク文書の発送は、総務課がこれを行う。
(経由文書)
第十九条 町を経由する文書は、文書経由簿により処理しなければならない。
第五章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第二十条 課長等は、当該課等に関係する文書を別に定める文書分類表により分類整理し、保管しなければならない。
2 総務課長は、各課等の整理保管及び保存すべき文書の状況を検査し、必要に応じて保管について指示を与えるものとする。
(文書の保存年限)
第二十一条 文書の保存すべき期間(以下「保存年限」という。)の区分は、法令その他別に定めるものを除き、次に掲げるとおりとする。
一 永年保存
イ 条例、規則その他例規に関する重要な文書
ロ 町議会に関する重要な文書
ハ 町行政の基本方針の決定及び変更に関する文書
ニ 配置分合、境界変更及び名称の変更に関する文書
ホ 人事に関する重要な文書
ヘ 重要な職の事務の引継ぎに関する文書
ト 財産及び公債費並びに重要な契約に関する文書
チ 訴願、訴訟及び異議申立てに関する重要な文書
リ 叙位及び叙勲に関する文書並びに表彰に関する重要な文書
ヌ 原簿、台帳等で特に重要な文書
ル その他永年保存の必要があると認める文書
二 十年保存
イ 条例、規則等の解釈及びその運用方針等に関する文書
ロ 町議会に関する文書で永年保存を要しないもの
ハ 重要な事業計画及びその実施に関する文書
ニ 職員の服務に関する重要な文書
ホ 予算及び決算に関する重要な文書
ヘ その他十年保存の必要があると認める文書
三 五年保存
イ 令達及びその関係文書
ロ 税及び税外収入に関する文書
ハ 出納に関する証拠書類
ニ 工事の執行に関する文書
ホ その他五年保存の必要があると認める文書
四 二年保存
イ 予算見積書等財務会計に関する文書
ロ 会議等に関する文書で重要なもの
ハ 工事の執行に関する文書等で軽易なもの
ニ 行政施策に関する比較的軽易な文書
ホ その他二年保存の必要があると認める文書
五 一年保存 前各号に属しない文書
2 前項の保存年限は、処理完結の翌年度から起算する。
(文書の保存年限の延長)
第二十二条 前条の規定にかかわらず、現に監査、検査等の対象となっている文書については、保存年限の満了する日後においても、当該監査、検査等が終了するまでの間、保存年限を延長するものとする。
(保存簿冊の収蔵)
第二十三条 課等は、文書を倉庫等に収蔵する場合は、当該文書の簿冊名を記載した一覧表を総務課に提出するものとする。
(文書の閲覧)
第二十四条 文書は、その文書に係る課長等の許可を得て、その指定する場所において閲覧させることができる。
(文書の庁外持出禁止)
第二十五条 文書は、公務により特に指示を受けた場合のほか、庁外に持出してはならない。
第六章 文書の廃棄等
(保存簿冊の廃棄)
第二十六条 課長等は、保存年限を過ぎたもの及び保存年限内であっても全く保存の必要のなくなったものは、総務課長と協議の上、廃棄するものとする。この場合において、廃棄文書は、他に利用されないように処分しなければならない。
(その他)
第二十七条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この規程は、平成二十一年四月一日から施行する。
附則(平成二五年規程第二号)
(施行期日)
1 この規程は、平成二十六年一月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日から平成二十六年三月三十一日までの間における改正後の第六条第二項及び第十二条の規定の適用については、これらの規定中「毎年四月一日から起こす」とあるのは、「平成二十五年一月一日から起こし、平成二十六年三月三十一日に終わる」とする。
附則(平成二七年規程第一号)
この規程は、平成二十七年四月一日から施行する。
附則(平成三〇年規程第四号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和三年規程第五号)
この規程は、令和三年四月一日から施行する。
附則(令和四年規程第一号)
この規程は、令和四年四月一日から施行する。
様式 略